【全解説】事前に担当者が知るべき3つの受発注システムの構築手法


受発注システムとは、インターネットや専用回線を介して、電話やFAXなどの従来のアナログの取引から解放され、専用の画面から簡単に受発注が可能で、双方スムーズな取引を行い、コスト削減や売上アップに繋がるシステムです。提供するベンダーも多く、また提供サービス形態も様々です。

新規の部門設立や社内営業・販売管理において受発注システムを導入し、受発注の効率化を検討する際は、どのようなシステムを基準に考えればよいのでしょうか?まず、受発注システムは主に3つの種類に分けることができます。

①受発注の専門システム
②ECシステム
③EDI

この3つの方式を事前に把握しておくべきです。なぜなら受発注システムは「専門ベンダー」「ECベンダー」「システム開発業者」等がサービスを提供しており、各社が同じような機能をアピールして、その違いをいまいち把握しにくい現状があるからです。

まずは、3つの代表的な「受発注システム」を把握し、さらにそれぞれに「4つのシステム構築手法」があることを踏まえておかないと「単に営業担当者の人柄」と「費用」だけでシステム選定してしまうことになり、最も費用対効果の良いシステム導入ができなくなるリスクが生じるからです。

本日は、ebisumartでマーケティングを担当している筆者が、受発注システムについて詳しく解説いたします。

3つの種類がある受発注システム(①受発注の専門システム、②EC、③EDI)を事前に覚えておこう

まず、受発注システムには以下の3種類があることを覚えておきましょう。

◆3種類ある受発注システム

受発注システム①受発注の専門システム
受発注システム②ECシステム
受発注システム③EDI

ただし、受発注システムの観点だけから言えば「①受発注の専門システム」と「②EC」は、実現できる機能や外部連携がほぼ同じため、定義や機能の垣根があいまいですが、主にユーザーが型番指定で注文するような、予め購入する商品が決まっている、いわゆる「指名買い」の受発注業務に特化したものが「①受発注の専門システム」になります。

売り手からユーザーに対して、様々な関連商品を案内したり、さらなる販売を促したり「非指名買い」にも対応するためのマーケティング機能が実装可能なものが「②ECシステム」と解釈すると良いでしょう。

受発注システム①受発注の専門システムで業務を自動化・効率化

企業間取引のBtoBには、仕入れがほとんどのケースで発生し、同じ取引先には毎月「見積書」「納品書」「請求書」の発行業務から、在庫管理、取引先管理、与信、決済など、業務は多岐にわたります。そういった、受発注で発生する主な業務を自動化し、効率化したシステムが受発注の専門システムです。

ECシステムほど、多くはありませんが、各ベンダーから専門のシステムが販売されています。月々数万円で使用できるASPのものから、個社毎のカスタマイズや基幹システムなどと連携できるパッケージ型で導入には数百万円以上かかるものまで、様々あります。

昨今は、ECシステムの機能性・カスタマイズ性が拡張されており、受発注システムとして採用されるケースが多くなっています。受発注の専門システムベンダーよりも、ECベンダーの方がWEBマーケティングに長けており、受発注システムの分野においても、ECシステムが採用されるケースが増えてきているのが現状です。

また、受発注システムの専門システムを使うデメリットとして「カタログ機能」や「マーケティング機能」が弱く(もしくは無く)あくまで業務の効率化に特化しているケースが多いことがあげられます。その一方で、ECシステムにおいては、BtoB取引に特化したASPやECベンダーが増えており、受発注の専門システムのメリットが弱まっている印象です。

受発注システム②「ECシステム」ならカタログ機能やマーケティング機能が豊富

ECシステムは、受発注システムというよりは、日頃、私たち消費者がネットショッピングを行うように、ユーザーがサイトにアクセスし、必要な商品を買い物カゴへ投入し、買い物をおこなうためのシステム(イーコマース)のことです。つまり、その仕組みはAmazonや楽天市場と同じであり、そのECシステムからの派生で、BtoBの受発注システムとして利用する企業も増えてきております。

受発注システムとしてのECシステムの機能は、先に紹介した受発注の専門システムとほぼ同じで、ここ数年で、ASPやパッケージ、クラウド型のECシステムは機能拡張しております。このような背景から専門の受発注システムと同等の機能が実装されており、中には、BtoBに特化した「Bカート」のようなECシステム(ASP)も生まれております。

参考システム:BtoB EC・Web受発注システム「Bカート」

そして、ECシステムの最大の特徴は、受発注システムのサイトを既存取引先だけに表示可能な「クローズドサイト」だけにはせず、間口を広げて、世界中に商圏を広げ、新規取引先を獲得する「オープンサイト」にすることもできる点です。

貸し倒れリスクを低減させたい場合は、会員登録必須にし、審査を行ってからIDを発行するフローにすることで、新規顧客でいきなり貸し倒れなどのリスクを抑える方法もありますし、リスクの少ない商品単価の安い商品であれば、BtoCのECサイトのように、気軽にインターネットショッピング(カタログ機能)ができるようにすることで、新規顧客を増やすこともできます。

そして、ECシステムは、受発注システムにはないマーケティング機能拡張性が高く、例えば、一度サイトに訪れたユーザーに、自社のバナー広告を見せて、再度サイト訪問してもらうリマーケティング施策や、ユーザーをセグメントに分けて、ユーザー一人ひとりに最適な広告やメールを訴求する施策、WEBサイト分析ツールなど、多くのマーケティングツールを導入することができます。この点こそ、受発注の専門システムと大きく異なることと言えます。

ただし、ECシステムは、受発注の専門システムと同等であらゆる機能実装が可能ですが、例えばあまりに「EC」から逸脱した機能実装(例:ホテル予約、座席予約システム等)が多い場合は、開発費用がかさみ過ぎたり、ECベンダーの業界リテラシーが追い付かず、開発が上手くいかないこともあるので、コンペ前にECベンダーの過去開発事例に自社と近い事例があるかどうかが、重要になってきます。

受発注システム③「EDI」とは企業間を専用回線でつなぎお互い同じシステムを使い、受発注処理を効率化する仕組み

Electronic-Data-Interchangeの略語で、「電子的データ交換」とも言います。簡単に説明すれば、企業と企業の間に専用回線を引き、お互いに共通のシステムを導入することで、紙や電話・FAXベースでやりとりしている受発注処理を自動化し、安全に取引を行うものです。

そのため、取引部品数が多い「自動車業界」などの製造業でよく利用されております。EDIは1対1の企業関係で利用されるものもあれば、1対多、多対多の関係で利用されるシステムです。ただ、いずれのパターンであっても、システムの利用は既存取引先同士の取引に限定されます。

EDIの形態は、他の方式と比べ歴史としては一番古く、1970年頃から普及しており、インターネットではなく固定電話回線(ISDN)を使ったものですが、この回線の利用者数の減少と機器の保守期限切れの問題で2024年で廃止されます。それまでに、これからのEDIの主流になるインターネット回線への切り替えが必要になります。

固定電話回線に代わり、インターネット回線でのWEB-EDIシステムが2007年頃から普及始めました。インターネットで利用するブラウザーシステムであるため、特殊な機器や回線は不要で取引先のシステム導入ハードルが下がりました。

しかし、インターネットに切り替わったとしても、EDIは既存取引先のみが利用できるものであり、新規取引希望先には見えないクローズドのシステムであるため、近年利用が増えているECシステムによる受発注システムが注目されています。

EDIという言葉は馴染みがない方も多いと思います。EDIをもっと知りたい方は下記の記事をご覧ください。

参考記事:7つのポイントでEDIをやさしく解説!EDIの必要性と今後の課題

結論を言えば、製造業などの業界でなければEDIではなく、専門システムか、ECの利用が現実的となります。

担当者は事前に覚えるべき4つのシステム構築方式の「①ASP」「②パッケージ」「③カスタマイズ可能なクラウド」「④フルスクラッチ」

先に3つの受発注システムを解説しましたが、どの受発注システムにおいても、主に4つのシステム構築方式があるため、これから受発注システムの導入やリニューアルを考えている担当者は、以下の4つの方式について概要を押さえておかなくてはなりません。

なぜなら、開発手法により費用感が全く異なりますし、また本来不要な開発を行い、無駄にコストをかけてしまうことを防がなくてはならないからです。

◆4つのシステム構築方式
①ASP
②パッケージ
③カスタマイズ可能なクラウド
④フルスクラッチ

それでは一つずつ解説していきます。

構築方式①「ASP」は最も費用が安い

ASPですので、初期費用も10万円程度からで月々も数千円~数万円と非常に安く早く導入できるのが魅力的なサービスですが、個社固有のカスタマイズを行うことは出来ません。

最初から基本的な受発注に関する機能は実装されているサービスであり、さらに自動的にシステムもアップデートされますので、自社の要件に合うのでしたら、まずは導入してみるのも非常に良い選択です。時流(例:スマートフォン対応など)にあった新しい機能もアップデートされていくため、システムが古くならないのは、大きな魅力と言えます。

しかし、BtoBは様々な業種があり、多くの業界には固有の商慣習があります。また取引先が多ければ多いほど取引先の固有の要望が生まれ、特殊対応を行っているケースが多いものです。ASPでは基本機能しか実装されておらず、例えば、特定の顧客にのみ、特別な業務処理を行いたいケースに対応できないことが多いのです。

ASPに実装されていない固有の要件が、取引業務の大部分を占める場合は、次に紹介するいずれかの方式にするしかありません。

構築方式②「パッケージ」はカスタマイズ可能なシステム!

受発注システムの基本となる機能を実装しているシステムで、かつ企業固有の要望をカスタマイズやシステム連携により実現できる方式です。そのため、中規模から大規模の企業に採用されることが多いシステムです。ASPと大きく違うのは、比較的高額な費用がかかることです。初期費用は100万~数千万円かかり、月次費用も数十万円かかるケースがほとんどです。

また、パッケージ方式のメリットは、ゼロからシステムを作るよりも、開発期間が短いことが挙げられます。なぜなら、受発注システムとして基本機能が実装されているものをベースに、カスタマイズを行うため、基本はカスタマイズやシステム連携の領域のみの開発となるからです。

パッケージのデメリットは、システムが陳腐化してしまうことで3~5年たつと時流から遅れたシステムとなり、システムリニューアルを行う必要があるため、中・長期的にみても多大なシステム投資が必要となります。そのパッケージ方式のデメリットを克服したのが、次に紹介する「カスタマイズ可能なクラウド」のシステム構築方式です。

構築方式③「カスタマイズ可能なクラウド」とはASPとパッケージの良いとこ取りのシステム

パッケージと同様に、基本となる受発注システムとしての機能を実装しており、固有の要望に対しカスタマイズが可能なサービスです。加えてパッケージ型と異なる点は、ASPの様に新しい機能が無償でアップデートされていくことです。つまりパッケージとASPの良いとこ取りといったイメージです。そのためシステムが陳腐化することがありません。

導入コストはパッケージと同等の費用にはなりますが、システムが自動で更新されるために運用の際のカスタマイズの回数が運用コストに大きく差を生むものとなっています。弊社のebisumart(エビスマート)もこのシステム構築方式となります。

クラウドECシェアNo.1の「ebisumart(エビスマート)」

システムのカスタマイズ性と最新性の両方を担保するには、高い技術力が必要となるために、フルカスタマイズ可能なタイプを提供するベンダーは非常に少ない企業に限られます。なお、昔から存在する受発注システムのEDIにおいては、この方式を使った構築方式は筆者は聞いたことがなく、そういう意味でも比較的新しいシステム構築方式と言えます。

構築方式④「フルスクラッチ」なら何でも実現可能だが、費用が最も高い方式

ゼロから、その企業の要件にあった専用の受発注システムを構築する手法です。自由度が一番高い反面、導入費用や保守費用が相当高くなるのがデメリットとなります。

パッケージと同様にシステムが陳腐化してしまうため、システムのリニューアルが必要になることと、昨今はパッケージやカスタマイズ可能なクラウド方式が拡張性を高めているため、費用が多大にかかるフルスクラッチを採用するメリットが少なくなってきております。

しかし、日本の企業は「業務フローに合わせてシステムを作る」ことが多いため、この方式を利用し個社独自の受発注システムを構築する企業は少なくありません。

もし「業務フローを最適化してからシステムを導入」したり「システムに業務フローを合わせる」ことができるなら、ASPやパッケージ、クラウドを導入した方が、費用を圧倒的に抑えることができますが、そのためには社内の業務フローを一度ドキュメント化し、社内の担当者がしっかり把握する必要があります。

フルスクラッチで受発注システムを成功させるコツは、業務処理の80%以上の処理をシステムでカバーできれば成功とし、最初から例外処理を合わせた全ての要件を取り込まないことです。しかし、これが大企業であればあるほど、部門間の調整が難しく、結局要望を入れざるを得ないという現状があります。

最初から全ての要件を実現しようとすると、より多くの開発期間がかかり、システム投資を回収できなくなるリスクもありますし、また開発中に現場のフローが変更してシステム対応困難になる可能性があります。未開発機能はフェーズを分けて開発を分け、優先度の高い業務処理を先のフェーズで開発するのがコツです。

フルスクラッチで受発注システムを作る場合は、年商100億規模以上の企業であれば費用対効果が見合う可能性はありますが、そうでなければ、①~③の既存の受発注サービスを積極的に利用すべきです。

受発注システム導入の5つのメリット

それでは、これから受発注システムを導入する方に向けて、受発注システムのメリットとデメリットを整理していきますので、社内プレゼンなどの参考にしてください。

受注側のメリット①受注を効率よく受けられること

電話で注文を取り付ける場合の手間を比べるとそのスピードや効率は一目瞭然です。一注文に対して「電話で対応する時間」「伝票を記入する時間」「出荷指示の時間」を全てシステムが自動で対応してくれます。これらに割いていた時間や人員を売上を上げるための別の作業にあてることが出来るのです。

受注側のメリット②オペレーションミスの削減

人の作業量が増えるとオペレーションミスが発生します。ミスをすると、そのリカバリーにかかる時間・コストで更に負荷がかかります。それだけではなく信用問題にも発展し、取引自体がなくなると金額にするとミスによる損害は計り知れません。受発注システムが自動で処理を行いオペレーションのミスを削減できるのは大きなメリットと言えます。

受注側のメリット③取引先拡大

ECのようなインターネット上で、誰でもオープンにアクセスできる受発注システムを利用すれば、新規取引先を増やすキッカケにもなり得ます。電話やFAXでは知り得なかった商品やカタログが担当者の目に止まり、新規の取引先から取引オファーを獲得するキッカケにもなります。

発注側のメリット④時間を気にしなくて良い

営業時間中に電話注文をしないといけなかったものが、受発注システムが稼働している24時間365日(メンテナンス時間はあるかもしれませんが)自分のタイミングで発注が出来ることが大きなメリットになります。

発注側のメリット⑤発注側の事務処理の効率化が図れる

担当者と権限者の間での発注承認のワークフローがシステム化出来る点です。毎回発注の度に稟議を紙ベースで行っていた作業を、担当者発注→上司へメールで承認依頼といったフローが取れるためミスなく効率的に運用を行うことが可能になります。

受発注システムの3つのデメリット

システム化すると良いことずくめではありますが、「アナログならではの良さ」が失われる可能性があります。事前に把握しておくことが重要です。

デメリット①取引先とのコミュニケーションの低減

対面や電話での挨拶で「毎度お世話になります!」といった何気ない会話もなくなります。電話注文時に些細な相談もできたかもしれませんが、システム導入後はそういった話もできないため、コミュニケーション面では取りづらい環境になります。

デメリット②取引先へシステム利用を促す労力

取引先に対して、発注システムの利用をしていただく必要があります。パソコンやインターネット環境を整えないといけません。ご高齢の取引先や、不慣れな先に対しては使い方などのフォローが必要になります。

デメリット③コスト負担

先に解説したシステム構築手法によって費用感は変わりますが、カスタマイズが出来ないASPでは無い限り、数百万円~の開発費用がかかります。また当然に保守費用やサーバー代金もかかるため、毎月のランニングコストも数万円~の固定費がかかります。

そのため、システム導入前には現在の人手のコストを算出した上で、システム自動化により、何年で費用対効果を得られるのか?事前に考えておかなくてはなりません。

受発注システムに必要な代表的7つの機能

受発注における基本的な機能は、以下の7つの機能です。

①見積~発注までのワークフロー機能
②取引先管理機能
③商品管理機能
④在庫管理機能
⑤決済機能
⑥帳票出力機能
⑦カタログ機能

機能① 見積~発注までのワークフロー機能とは

発注側では担当者の判断だけで発注することが出来ないケースがあります。金額によって上司の承認が必要といった会社も多いです。電話やFAX注文では、上司の承認の印鑑をもらって発注するなどアナログなフローで行っていたものを、受発注システムを導入することで、効率化することが出来ます。

(1)担当者が発注
(2)システムから、あらかじめ登録している上司のメールアドレスに承認依頼メールを送信
(3)上司がシステムにログインし、承認ボタンを押すことで、正式に発注

といったワークフローをシステム化することが出来るのです。承認をもらい忘れる、発注者のミスを上司が見つけ未然に事故を防げるなど便利な機能です。

機能② 取引先管理機能とは

取引先をマスタ登録を行い、経済条件や取引量を管理することが出来るものです。取引先によって「販売商品」「販売価格」「取引量」などをコントロールすることが可能です。また1回の取引量(取引価格)や月間の取引量(取引価格)の設定も可能で、超過した受注を行うとエラーメッセージを表示することが出来るもので事故を未然に防げます。

機能③ 商品管理機能とは

販売したい商品の登録を行います。新商品を登録し取引先各社に一斉に案内することが可能です。

また取引先管理機能と連携し取引先により販売する商品や価格の設定を行うことが可能です。発注画面でログインした取引先を判別し、掲載商品と価格のコントロールをシステムで実現します。A社には1個500円表示、B社がログインすると1個480円表示と価格の出し分けを行います。

機能④ 在庫管理機能とは

各商品の在庫管理を行う機能です。在庫数を登録した後、受注の度に在庫数を減らすもので売り越し(在庫が無いのに受注)を防ぐことが出来ます。在庫数は、日に一回「手入力」かWMS(倉庫管理システム)で出力した「CSV」で登録することが一般的です。

ただし、そこにはタイムラグが生じるため売り逃し(在庫があるのに売り切れ表示)が発生するリスクがあります。在庫登録の頻度を上げるか、WMSとシステム連携することで在庫数を常に最新にしておくことで、このリスク低減を図ることが可能です。

機能⑤ 決済機能とは

翌月に月間の受注金額をまとめて後から請求する掛け払いが国内では昔ながらの慣習となっています。しかし、新規取引先に関しては初月から掛け払いを行うと回収出来ないデフォルト(貸し倒れ)リスクの懸念があります。また近年では、長年の取引先でも様々な支払い方法の要望が出ています。

・クレジットカード決済

以前、カード業界は消極的であったBtoB取引ですが、現在は逆に積極的に加盟店契約が進んでいます。使用目的だけでなく再販する仕入れ購入でも利用は可能です。

翌月に1ヶ月分をまとめてカード決済するものではなく、受注毎にカード決済を行います。当然クレジットカードの枠の範囲での購入となりますので高額決済には向いていません。

・口座振替決済

発注側の会社の銀行口座から1ヶ月分の利用額をまとめて引き落としをするものです。従来の振込では、取引先が振込行為をする手間がありましたが、口座振替決済は受注金額を請求するだけで、各金融機関から自動で引き落とされるため一般的に回収率が高くなると言われています。

口座残高が無い場合は、引き落としが出来ないリスクがありますが、取引先のメイン口座が残高不足になることは、信用上問題があると考えてもよく、取引条件を見直すきっかけにもなります。

・BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)

請求書発送から回収までを決済代行会社に丸ごと委託する方法も散見されるようになりました。クレジットカードや口座振替は便利ですが、全ての取引先に許容される訳ではありません。

取引先が大きな会社ほど請求書が経理のエビデンスとなり振込でしか対応をしていただけない会社もまだまだあります。そうなると請求書からの振込をお願いする従来の売掛しかありませんが、これを代行する決済代行会社があります。請求する金額のみ代行会社に伝えれば、代わりに請求書を作成し発送し、その後の回収業務も行っていただけます。

機能⑥ 帳票出力機能とは

受注側の社内処理で使う伝票や、取引先への請求書など帳票関係を出力できる機能です。システムによってはカスタマイズになる場合もありますが、取引先によって請求書の書式を変えないといけないケースも多く、帳票管理機能は必要なものです。

機能⑦カタログ機能とは

受発注の専門システムやEDIには、標準機能にカタログ機能はありませんが、ECシステムでは標準の機能となります。カタログを表示して、そこからの受注を促す機能や、形や大きさなど自由な組み合わせを指定した上で発注を行うような機能なども出てきております。

なにより、この機能があることで、営業をかけたり、パンフレットを送付しなくても新規取引が生まれる可能性があるため、売上増加にもつながります。

受発注システムのまとめ

受発注システムについて、機能のご紹介や提供形態、メリット、デメリットなどを解説してきました。
歴史とともに、提供形態も変わってきており、様々な顧客要望を叶えるために新たな機能についても生まれております。

「電話やFAX注文をエクセル管理しており、受発注システム導入検討をしている会社」
「昔からのEDIを利用しており、時流にあった受発注システムへ乗り換え検討をしている会社」
「EC-パッケージを利用しており、保守費用が高く感じている会社」

それぞれの悩み事、解決するサービスとしては、EC-クラウド型が費用も割安に抑えられます。中でもebisumartは年に190回も新機能をアップデートし、導入後に大きなカスタマイズなく新機能を使うことが可能です。受発注システムをご検討中の方は、下記リンクをご覧ください。

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