ネットショップの運営において、ユーザーとの大事なコミュニケーションツールの一つがメールです。
注文確認や発送のお知らせなど、メールにはさまざまな種類がありますが、その一通一通が売上や顧客に与えるイメージに大きく影響するため、丁寧な対応が必要です。
とはいえ、注文のたびにメールを一から作成するのでは手間がかかります。効率的に作業をするために、繰り返し使えるテンプレートや適切な定型文を用意しておくと便利です。ネットショップのメール対応は、各状況に応じた定型文やテンプレートを用意することで、適切な対応ができることが多くあります。
本日は、ネットショップ運営に必要なメールの種類と、すぐに使えるテンプレートをご紹介します。
ネットショップの運営で使うメールは5種類！
ネットショップでは、商品の支払いやお渡し等の接客を、実店舗のように顧客の目の前で行うことができません。従って、「注文の確認はできているのか」「入金の確認はできているのか」「商品はいつ発送されるのか」などの状況を迅速に伝えることが、顧客に安心してネットショッピングを楽しんでもらうためのポイントとなります。
①注文完了メール
顧客からの注文が確認できた時点で送るメールです。購入した商品や注文日時、支払い方法等の注文情報、キャンセル規定、出荷の流れなどを詳しく記載します。注文があったら必ず送るものなので、自動配信メールに設定するとよいでしょう。
②注文確定時送信メール（注文確認メール）
注文内容に基づいた情報を記載し、在庫を確認したうえで注文が確定した旨を伝えると同時に、内容に誤りがないか確認してもらうメールです。このメールによって、商品を確実に手配することをユーザーに伝えます。
③入金確認メール
購入者に入金が確認できたことを知らせるメールです。短い文面であっても、入金のお礼と今後の流れを伝えると、誠実さや安心感を与えることができ、リピーターにつながりやすくなります。
④発送完了メール
発送の完了を知らせるメールです。出荷日や到着予定日、配送業者などを記載します。追跡番号のURLも記載し、配送の状況を確認できるようにしておくと好ましいでしょう。また、万が一商品に不備などがあった場合の流れについても記載しておくと親切です。
⑤フォローメール
商品が購入者に届いた後、商品の感想や不備がなかったかなどを伺うメールです。ショップ運営の改善やサービス向上につながる内容にし、商品の特性を考慮したうえで、到着後1週間前後など最適なタイミングで送ります。次回利用できるクーポンの配布をするなど、継続的にショップを利用してもらえる機会を作りましょう。
また、対面販売を行わないネットショップにとって、商品の感想は今後の販売戦略に生かせる貴重な情報です。フォローメールは販売促進の側面も持つため、商品のレビュー依頼など、効率的に顧客からの意見を集めると良いでしょう。
フッターはメール共通で使える
メールは基本的に「件名」「ヘッダー」「リード文」「本文」「フッター」の5項目で構成されます。フッターには、メールの最後に記載する結びの挨拶とショップの署名を事前に設定しておくことで、他のメールでも利用できます。
以下が、一般的にフッターに記載する情報です。
◆フッターに記載する情報
・ショップの情報（住所、電話番号、メールアドレス、SNSアカウントなど）
・営業日と営業時間
なお、メールの本文と区別するために、装飾ラインなどを用いると見やすくなります。また、自動送信の場合は、自動送信メールであることも記載しておくと親切でしょう。
ネットショップですぐ使えるメールテンプレート
ここからは、実際に使えるメールテンプレートを紹介していきます。
①注文完了メール
顧客から注文が入り次第、配信するメールです。自動返信で送信されるケースも多く、あくまでも注文の完了を知らせるのが目的です。
◆件名の例
◆本文の例
○○様
このたびは数あるネットショップの中から当店を選んでいただき、誠にありがとうございます。
お客様からのご注文を、以下のとおり承りました。
ご確認後、内容に間違いがございましたら、お早めに当店までご連絡をお願いいたします。
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ご注文内容
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ご注文番号：○○○○○○○○
ご注文日時：20××/○/○
ご注文者 ：○○○○様
商品名：○○○
価格 ：○○○円
個数 ：○個
小計 ：○○○円
送料 ：○○○円
合計金額：○○○円
ポイント利用○○ポイントorなし
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決済方法
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○○○
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お届け先ご住所
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〒○○○－○○○○
○○県○○市○○区○○○町○－○
○○○○様
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ご請求先メールアドレス
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○○○○○＠○○○○○○【お客様のメールアドレス】
②注文確定時送信メール（注文確認メール）
注文内容を確認し、商品が確保できたことをお知らせするメールです。前払い決済の場合は、このタイミングで顧客に入金の依頼をします。
◆件名の例
◆本文の例
○○様
このたびは当店をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。
お客様よりご注文いただきました商品の在庫を確認したので、本メールにてご注文を確定させていただきます。
ご指定の決済方法にて、ご入金をお願いいたします。
======================================================
ご注文内容
======================================================
ご注文番号：○○○○○○○○
ご注文日時：20××/○/○
ご注文者 ：○○○○様
商品名：○○○
価格 ：○○○円
個数 ：○個
小計 ：○○○円
送料 ：○○○円
合計金額：○○○円
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決済方法
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【代引き決済のお客様】
商品受領の際、合計金額を配達員にお支払いください。
【コンビニ決済のお客様】
ご注文コードをお持ちの上、お近くのコンビニエンスストアにて、手数料を含めた合計金額のお支払いをお願いいたします。
ご入金の確認ができましたら、発送の手配をさせていただきます。
※お支払い手数料は、お客様のご負担となります。
【クレジットカード決済のお客様】
クレジットカード会社より、合計金額を後日請求させていただきます。
【ID決済・キャリア決済のお客様】
ID決済ご登録のクレジットカード会社または携帯電話会社より、合計金額を後日請求させていただきます。
【銀行振込（前払い）決済のお客様】
合計金額を下記銀行口座にお振込みください。
ご入金確認後、発送の手配をさせていただきます。
［振込先］○○銀行 ○○○支店
［口座種別・番号］普通○○○○
［口座名義］株式会社○○○○
【後払い決済のお客様】
後払い決済のお客様は、決済会社所定の審査がございます。
審査の承認が取れ次第、発送手配をさせていただきます。
③入金確認メール
入金が確認できたことをお知らせするメールです。商品到着を心待ちにしているお客様のことを考え、出荷までの目安を併記しておくと好ましいです。
◆件名の例
◆本文の例
○○様
このたびは当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。
本日、お客様からのご入金が確認できました。
早速、商品の発送準備に入らせていただきます。
お届け指定日がない場合、1～3日以内に商品を出荷いたします。
お届け指定日がある場合、指定日にお手元に届くよう出荷いたします。
発送が完了しましたら、改めて発送完了メールにてご連絡させていただきます。
ご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。
④発送完了メール
商品の発送が完了したタイミングで配信するメールです。追跡が可能な配送方法の場合は、商品追跡URLや追跡番号を記載するのがおすすめです。
◆件名の例
◆本文の例
○○様
このたびは当店をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。
本日、ご注文いただいた商品を発送いたしました。
商品の到着まで、今しばらくお待ちください。
お荷物の配送状況は、以下からご確認いただけます。
お荷物伝票番号を入力し、発送状況をご確認ください。
—————–【お荷物伝票番号】—————–
[お荷物伝票番号]○○○○○○○○○○○
[配送方法]○○○○○○○○（メール便、ゆうパックなど）
[商品追跡URL］ https://○○○○○○○○
⑤フォローメール
ユーザーへのアフターフォローとして送るメールです。リピーターの育成や、レビュー依頼などの目的も兼ねています。商品到着後、1週間前後での配信が理想的です。
◆件名の例
◆本文の例
○○様
先日は当店をご利用いただき、誠にありがとうございました。
お荷物はお手元に無事に届きましたでしょうか？
発送前の検品には万全を期しておりますが、もし商品に不具合や破損などがございましたら、返品・交換などの対応をさせていただきますので、遠慮なくお申し付けくださいませ。
また、お届けした商品はご満足いただけましたでしょうか。
よろしければ、当店のご利用に関しまして気になる点、よかった点など、率直なご意見をレビューにてお聞かせいただけたら幸いです。
当店は、お客様からいただいた率直なご意見を元に、日々サービス改善に取り組んでおります。
【レビューの投稿はこちら↓】
https://○○○.com/○○○○○.html
このたびは当店をご利用いただき、誠にありがとうございました。
またのご利用をスタッフ一同、心よりお待ちしております。
まとめ
ネットショップのメールを作成する際は、次のような点に注意するとよいでしょう。
【どのユーザーにとっても分かりやすい文面にする】
メール作成の際には、長文を避け、読みやすさを意識しましょう。さらに、装飾線をシンプルにする、英数字を半角にするなど、全体的に統一感を出すと読みやすくなります。
また、各端末でどのように表示されるか確認しておくと安心です。
【迷惑メールと間違われないようにする】
ユーザーに開封してもらうためには、迷惑メールではないことが分かるような対策が必要です。たとえば、件名に商品名やショップ名を記載するなど、送信元を分かりやすく明記することが必要です。
また、配信の頻度が高すぎると、スパムメールと判定されてしまう場合もあります。送信先ごとに適切な配信環境を整え、迷惑メールと間違われないようにしましょう。
【機種依存文字を使わないようにする】
機種依存文字を使ってしまうと、メールが文字化けを起こしてしまう恐れがあります。機種依存文字の一覧やチェックサービスなどもありますので、活用しましょう。
【どの端末にも対応した文章づくり】
PCやスマートフォンなど、どの端末からでも読みやすいメールにするため、文字化けや装飾線の使い過ぎには気を付けましょう。特にPCとスマートフォンでは見え方が大きく異なるので、事前に表示確認をしておくと安心です。
ネットショップの円滑な運営のためには、メール業務を効率的に行うことが大切です。そのために、あらかじめ適切なテンプレートを作成し、ネットショップ作成サービスのメール自動送信機能を活用するなどの方法が有効です。また、ネットショップ運用代行会社を利用してみるのもよいでしょう。
ぜひ本記事で紹介したメール作成のポイントやテンプレートを、ネットショップの業務効率化に生かしてみてください。
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ebisumartのEC支援サービス「ebisu growth」は、ネットショップの更新、商品登録、コンテンツ登録などの、ネットショップの運用に必要な業務の代行など、サイト構築から導入後まで、手厚いサポートを提供しております。
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